Voorkomen is beter dan genezen.

Een goede backup is de beste datarecovery die er bestaat.
Daarom hebben we de meest bekende tips op een rij gezet:
  • Maak meerdere backups.
  • Maak elke dag een backup.
  • Gebruik een vader / zoon systeem in uw backup set.
  • Test uw backup door data van de tape terug te halen en kijk dan naar de kwaliteit van de teruggehaalde gegevens
  • Bewaar tapes bij voorkeur in een brandwerende kluis en zorg dat er ook tapes 'off site' worden bewaard.
  • 'Bevries' bepaalde datamomenten door ze bijvoorbeeld op CD-ROM (of DVD) te branden. Denk hierbij aan afsluitingen van boekjaren. Maak minimaal 2 kopieen en bewaar ze op verschillende plaatsen (off site).
  • Gebruik backup software die meldt als er wat fout gaat.
  • Laat bij kritische systemen ook een bericht versturen als het goed gaat.
  • Zorg bij kritische systemen voor een watchdog funktie. Zorg voor een onafhankelijk systeem die een melding geeft als het eerste systeem niet meer in de lucht is. Door dit kruislings te installeren kunnen systemen elkaar in de gaten houden.
  • Zorg dat u die foutmelding op tijd ontvangt. Dat kan afhankelijk van de software zelfs via E-Mail, fax, pager of SMS.
  • Genereer een foutmelding en test het berichten systeem.
  • Zorg ervoor dat backup regels ook bij ziekte en vakantie door blijven werken en maak minimaal 2 personen daarvoor verantwoordelijk. Zorg dus ook voor een menselijke backup.
  • Laat de vervanger droog oefenen onder uw supervisie en zorg dat u voor noodgevallen bereikbaar blijft.
  • Zorg dat uw vervanger ook de berichten krijgt tijdens uw vakantie of ziekte.
  • Gebruik DAT of DLT tapestreamers die via een IDE of SCSI interface werken.
  • Vervang regelmatig de backup tapes. De dagtapes in ieder geval na 1 jaar.
  • Maak niet een overbodige full backup. In de meeste situaties voldoet 1x per week een full backup (weekend) en door de week 4x een incremental backup. Gebruik dan minimaal 4 tapes voor dagbackup.
  • Bij een normale 5 daagse werkweek maakt u de eerste incremental backup in de nacht van maandag op dinsdag (maandagtape). De dagbackup tapes zijn maandag, dinsdag, woensdag en donderdag. De backup van vrijdag wordt in de nacht van vrijdag op zaterdag gemaakt en is een weekbackup (dus full).
  • Gebruik 2 sets voor de dagbackup en laat deze om de week wisselen.
  • Maak iedere week een weekbackup (full) en 1x per maand een maandbackup. Gebruik 3 tapes voor de weekbackup en op de 4e week de maandbackup.
  • Maak maandbackups (full) en bewaar deze apart naast de wekelijkse full backup. Gebruik minimaal 6 roulerende maandtapes.
  • In het totaal minimaal 4 dagtapes, 3 weektapes en 6 maandtapes is 13 tapes. Met behulp van deze 13 tapes hebt u een backup van maximaal een half jaar. Met 6 maandtapes erbij hebt u een backup van 1 jaar. Met een extra set dagtapes en 6 extra maandtapes komt u op 2x 4 = 8 dagtapes, 3 weektapes, 2x 6 = 12 maandtapes is in het totaal 23 tapes. Als u daarnaast elk jaar een backup op CD-Rom maakt, dan bent u redelijk gedekt.
  • Maak een backupset aan in de backupsoftware. Geef de tapes bij initialiseren / formatteren dezelfde naam als op de tape staat. Bijvoorbeeld dag1ma, dag2di, dag3wo; week1, week2, week3, maand1, maand2 etc..
  • Maak een schema welke tape op welke dag er gebruikt dient te worden. Hang die naast de server.
  • Goede backupsoftware houdt bij hoeveel uur een bepaalde tape heeft gedraaid en waarschuwt als de tape vervangen dient te worden.
  • Bewaar minimaal de laatst gemaakte weektape en de laatst gemaakte maandtape off site!
  • Lijkt dit te ingewikkeld, laat het dan aan een ander over, maar zorg er wel voor dat het gebeurt!
  • Maak afspraken met uw systeembeheerder over onderhoud, beveiliging en controle en laat ze niet alleen maar brand blussen als de zaak vast loopt. Spreek een bepaalde interval af voor controle van de backup (logfiles en melding), controle door terugzetten, vervangen van tapes, backup naar CD-Rom, updaten van virusscanners, check van alle systemen op defragmentatie, veiligheid van uw internettoegang, beveiliging van uw website etc..
  • Wilt u meer betrouwbaarheid, backup dan vaker naar een ander medium, dus bijvoorbeeld elk kwartaal naar CD-Rom. Of backup naar een tweede harddisk elk weekend. Of laat een mirror systeem (2e harddisk) meedraaien naast de tape en de CD-ROM backup.
  • Wilt u meer betrouwbaarheid, test dan of uw backuptape in een andere tapestreamer leesbaar zijn. Test dit minimaal 1x per half jaar.
  • Nog betrouwbaarder is een RAID systeem met minimaal 5 harddisks in een RAID 5 configuratie. Daar kan een harddisk uitvallen, waarna het systeem zichzelf nog kan herstellen. Vertrouw niet alleen op het RAID systeem, want ze zijn in geval van een calamiteit moeilijker te recoveren.
  • Defragmenteer de data op de harddisk regelmatig.
  • Vervang ELKE harddisk die 24 uur per dag, 7 dagen per week continue aanstaat na een periode van 3 jaar.
  • Vervang een harddisk waar iedere nacht een backup van gemaakt wordt na 2 jaar. Gebruik die harddisk daarna niet meer voor kritische werkplekken.
  • Als de backupsoftware 's nachts uren achter elkaar bezig is met backup en verify, bekijk dan of het niet in kleinere stukken kan met korte pauzes tussendoor.
  • Een harddisk gaat het langst mee als hij niet teveel moeten opstarten, niet te warm wordt, een zo gelijkmatig mogelijke temperatuur houdt en zo weinig mogelijk hoeft te doen. Indien u meerdere harddisks boven elkaar heeft gemonteert, gaat in de regel de bovenste het eerst kapot (warmte stijgt op). Hebt u een keuze monteer dan de drukste harddisk op de plek met de meeste koeling. Snellere schijven (7200 toeren ipv 5400) worden warmer.
  • De maximale bedrijfstemperatuur van een harddisk is ongeveer 65 graden Celcius. Een harddisk zal gemiddeld 30 graden warmer zijn dan zijn omgeving. Dat betekent dat zijn omgeving maximaal 35 graden mag zijn. Als de ruimte waar de computer in staat al 30 graden is, dan valt het niet mee om de temperatuur in de computerkast beneden de 35 graden te houden. Dat kan alleen met voldoende ventilatie en weinig andere componenten die warmte ontwikkelen. Zorg dat de ruimte waar de computer staat tussen de 18 tot 22 graden is. Als het dan toch 30 graden is, zet een extra FAN in de computer voor zomerse temperaturen (een geregelde). Zet de processor in de zomermaanden een tandje lager. Door de FSB van bv 166 naar 133 Mhz (of zelfs 100 Mhz) terug te zetten presteert de processor 25% minder, maar in de kast wordt het daardoor veel minder warm. Alle componenten worden instabieler bij een te hoge temperatuur. En backup s'nachts als het koeler is.
  • Investeer in meer RAM geheugen als u tijdens het computeren de harddisk iedere keer hoort werken. Dat is op den duur goedkoper dan een nieuwe harddisk en het werkt sneller.
  • Een niet regelmatig gecontroleerd backupsysteem is schijnzekerheid.
    1 backup = geen backup.
    geen onderhoud = geen backup.
  • Van de bedrijven die hun data niet terug kregen via een datarecovery service, ging binnen 5 jaar 50% failliet (bron Amerikaans onderzoek). Men loopt een niet meer in te halen achterstand op ten opzichte van de concurrent.
  • Zijn al die tips voor u niet van toepassing, zet dan op zijn minst een kopie van de data van het ene systeem op het andere systeem en omgekeerd.
    •

Leer van een andermans fouten.

Yodata ziet als datarecovery service wekelijks dezelfde fouten terug. Anderen hebben deze fouten al gemaakt en zijn tot hun eigen schade en schande wijzer geworden. Lees en leer.
  • Maak geen backup op dezelfde harddisk waar uw data op staat.
  • Gooi niet het origineel weg voordat u zeker weet dat u een werkende backup hebt.
  • Zet niet uw tapes op "alleen lezen", terwijl u er een backup naar toe wilt schrijven.
  • Gebruik geen backup software die alleen maar schrijft en niets controleert.
  • Gebruik verify als u een backup maakt.
  • Gebruik geen floppy, ZIP of JAZ drives als backup medium.
  • Gebruik geen QIC of Travan tapes als backup medium.
  • Ook DAT en DLT tapes gaan kapot...
  • Vertrouw niet een tapestreamer die via een paralelle poort of USB werkt.
  • Leg uw enige backupdiskette niet in de buurt van uw koffiebeker.
  • Gebruik niet de bij Windows NT geleverde backup software in combinatie met het AT commando om een automatische backup per nacht mee te maken.
  • Als u niet weet wat een incremental backup is of wat een vader / zoon systeem is, laat het installeren van de backupsoftware dan aan een ander over.
  • Controleer uw backup liever een keer te vaak, dan helemaal niet.
  • Test uw backup niet door de data terug te schrijven naar de originele lokatie!
  • Als u een volle diskette naar een lege kopieert dan hebt u daarna twee volle diskettes en een backup. Als u een lege naar een volle diskette kopieert dan hebt u daarna twee lege...en geen backup.
  • Ongeveer hetzelfde kan gebeuren bij software als Partition Magic en Ghost. Laat niet het imagebestand van een harddisk uw enige backup zijn.
  • Test niet de image van een harddisk door deze terug te zetten op de originele harddisk.
  • Laat een teruggezet systeem enige tijd proefdraaien in een werkomgeving. Maak een backup en gooi dan pas de oorspronkelijke backup weg.
  • Controleer uw backupsoftware op updates waarmee fouten in de software opgelost zouden kunnen worden.
  • Gebruik niet elke dag dezelfde tape.
  • Zorg voor voldoende opslagruimte. In de loop van de tijd groeit de hoveelheid data en komt de grens dichterbij waarop u tapes met meer capaciteit nodig hebt.
  • Laat een fullbackup niet via append (toevoegen) wegschrijven. Dat gaat de eerste paar keer misschien goed, maar op een gegeven moment is de tape vol. In plaats daarvan kiest u voor overwrite en start from beginning.
  • Tijdens het maken van een backup is ook ruimte op de harddisk nodig. Zorg dat er voldoende TEMP ruimte en swapruimte is.
  • Zorg dat de logfiles niet vol kunnen lopen. Windows NT begint met vrij weinig (applicatie) logruimte die bij de standaard meldingen van de backupsoftware vol kunnen lopen. Sommige backupsoftware stopt dan met het backuppen omdat de logfile vol is! Stel de logfile ruimte standaard groter in en laat hem de oudere logdata indien nodig overschrijven.
  • Linux heeft krachtige backup commando's op laag nivo. Een kleine tikfout kan uw backup naar een werkende harddisk schrijven in plaats van naar de tapestreamer.
  • Vertrouw magnetische opslagmedia zonder dat u ze opnieuw beschrijft niet langer dan 5 jaar. ALLE magnetische opslagmethodes vervagen na een bepaalde periode. Dus ook diskettes en backup tapes!
  • Wees uitermate voorzichtig met permanente magneten of magneetvelden in de buurt van tapes, diskettes of harddisks. Leg dus geen tape bovenop uw boxen, op uw monitor, in de buurt van de trafo van de luidsprekerboxen, de printertrafo of het voetje van een halogeenlamp.
  • Leg transformatoren nooit op uw bureau, maar altijd op grondniveau.
  • Kijk naar de totale route die uw tapes nemen (off site) en inventariseer alle mogelijke magneten. Vermijd contact met magneetsluitingen van damestasjes, luidsprekers in handheld computers, boxen, autoboxen, papercliphouders, voedingstrafo's, grote monitoren etc..
  • Vertrouw uw harddisk niet als enige opslagmedium! Ongeveer 2 tot 4% gaat in de loop van hun leven kapot. Dat is een kans van 1 : 30. En een vergelijkbare kans dat uw tapestreamer kapot gaat. De goedkopere IDE schijven worden niet op betrouwbaarheid maar op prijs gebouwd. Vergelijk het met de autobranche. We kunnen auto's maken die veel langer mee gaan, maar we doen het niet. Waarom? Het is technisch wel haalbaar, maar commercieel niet interessant.
  • Vertrouw niet op 1 soort backup. Maak liever meerdere soorten, bijvoorbeeld op harddisk, tape en CD-rom. Het is en blijft techniek en ondanks alles wat men u belooft gaat een klein deel ervan kapot. Dat is de dagelijkse praktijk. Naast de technische problemen zijn er nog andere oorzaken voor data verlies, zoals blikseminslag, brand en waterschade, menselijke fouten, virussen, hacken en sabotage.
  • Opslag op CD-Rom kan langer mee. Kunststof veroudert onder invloed van licht. Bewaar ze op een donkere plaats. Leg ze niet in de zon.
  • Bescherm CD's tegen krassen en vingervlekken.
  • Zet een werkende computer niet botweg uit via de stroomschakelaar, maar sluit het besturingssysteem af.
  • Bescherm een server tegen stroomuitval door een noodstroomvoorziening (UPS).
  • Bescherm een server tegen spanningspieken door een (hoog) spanningsfilter.
  • Bescherm een server tegen waterschade door hem op hoge pootjes te zetten ;-)).
  • Bescherm een server tegen brand? De brandblusser of een automatische sprinkerinstallatie kon u wel eens van de regen in de drup helpen. Gebruik speciale stikstofblussers bij brand in een computerruimte.
  • Een tweetal harddisks als mirror geschakeld beschermt u tegen het uitvallen van 1 harddisk maar niet tegen foutieve schrijfakties. De tweede harddisk wordt net zo snel foutief beschreven als de eerste. Een mirrorsysteem is dus geen alternatief voor een tapebackup.
  • Nummer de verschillende harddisks in een RAID systeem zodat u bij het demonteren van de set weet waar ze gezeten hebben!
  • Controleer regelmatig of er een harddisk is uitgevallen in een RAID systeem. Laat u automatisch waarschuwen als de systeemsoftware dit kan. Zorg voor een spare harddisk die automatisch bijgeschakeld wordt in het geval van uitval van een harddisk in het RAID systeem.
  • Monteer niet een stapeltje harddisks boven elkaar. Hou minimaal 1 inbouwsleuf ruimte tussen meerdere harddisks. Zorg voor voldoende ventilatie.
  • Let tijdens het monteren van een Western Digital harddisk erop dat de beschermingstape aan de zijkant niet beschadigd wordt. Anders ontstaat een open luchtspleet (stof) naar het binnenste van de harddisk.
  • Gebruik alleen speciale harddisk bouten en niet een willekeurige M3 bout of zelftapper om de harddisk mee te bevestigen.
  • Monteer de harddisk zodanig dat hij niet kan trillen. Gebruik alle 4 bevestigingsgaten.
  • Als de bevestigingsbout te lang is kan hij bij sommige harddisks de printplaat beschadigen.
  • Gebruik een firewall indien u met het internet verbonden bent.
  • Gebruik een virusscanner en update deze regelmatig.
  • Zorg voor aktuele beveiligings updates op uw web en mailserver. Dat is een dagtaak tegenwoordig.
  • Beperk de rechten van werknemers waar u mee in conflict bent tot het meest noodzakelijke.
  • Verwijder rechten van oude werknemers.
  • Gebruik geen voor de hand liggende wachtwoorden. Stel ze samen uit letters en cijfers met een minimale lengte van 6 karakters.
  • Laat een (slaap)kamer niet beneden de 10 graden afkoelen om daarna vrolijk de computer op te warmen tot boven de 35 graden.
  • Besteed extra aandacht aan het backuppen van notebooks. Door de extra warmte, stoten en schokken heeft een harddisk in een notebook meer te lijden dan in een werkstation.
  • Leg een notebook nooit in de volle zon.
  • Stoot niet tegen een draaiende harddisk.
  • Laat een harddisk nooit vallen. Ook niet de laatste paar centimeter tot op de tafel.
  • Denk niet dat uw data veilig gewist is na het weggooien van de partities of het opnieuw formatteren van de partities. Wij weten wel beter.
  • Loop niet over een nylon vloerbedekking bij vriesweer met rubber schoenen en een wollen trui en raak vervolgens de geaarde harddisk aan...
  • Vervoer een harddisk altijd in een antistatische zak met voldoende schokdempende massa er omheen. Zorg dat de harddisk niet kan schuiven in zijn verpakking en in het midden gefixeerd blijft tijdens het transport (bv door een doos in een doos te verpakken).
  • Stuur niet de harddisk en de enige backup in dezelfde doos op. Maak op zijn minst een backup die u bewaart tot u zeker bent dat uw post aangekomen is.
  • Gebruik nooit de herstelfunctie van scandisk!
  • Ga niet op de originele harddisk met allerlei software reparatie tools aan de slag.
  • Ga niet nog een dag zelf knoeien met een harddisk waarvan het geluid anders is en die langzamerhand instort. Je zit dan onze werkbare tijd te verkorten čn je maakt de datarecovery vaak onnodig duurder en misschien wel onmogelijk.
  • Ga niet zelf knoeien en prutsen aan een harddisk. Er zitten 25.000.000 stofdeeltjes in een kubieke voet (32x32x32 cm)! Ja, die adem je inderdaad grotendeels in en je ziet ze inderdaad niet allemaal. Wat denk je wat er daarna in je harddisk zit als je hem in je schuur open schroeft?
    In een Class 100 Cleanroom zitten minder dan 100 stofdeeltjes per kubieke voet (in de praktijk 50 van de allerkleinste). Hij mag echt alleen maar geopend worden in een stofvrije ruimte (cleanroom)!
  • Als je hem dan toch nog open hebt geschroeft, plak dan in ieder geval de gaten weer dicht voordat je hem naar ons opstuurt!
  • Denk niet dat je als IT'er ook wel verstand hebt van datarecovery. Het is echt niet voldoende als je verstand hebt van UTP, Hubs, routers, TCP-IP, SMTP, POP3, linux, apache, perl, in C++ programmeert en zelf je eigen computers in elkaar schroeft.
  • Datarecovery is een gespecialiseerd vak, met zijn eigen tools en technieken. Veel van onze kennis vind je nergens. Ook niet op het internet. Een groot deel is een kwestie van lange praktijk ervaring en met vallen en opstaan leren. Wij zijn sinds 1991 bezig met datarecovery en sinds 1996 als Datarecovery Service werkzaam. En wij erkennen dat we niet voldoende weten om alles te kunnen...
  • En het belangrijkste advies:

    RAAK NIET IN PANIEK!

    Juist als u in paniek raakt ontstaan die flitsende handelingen waar u later spijt van krijgt.

    Wij zijn er nog en we kunnen uw data redden in 80% van de gevallen.
    Dat is toch een geruststellende gedachte.


Het volgen van de bovenstaande tips is geen vrijwaring dat alles ook goed gaat. Wij krijgen ook harddisks voor datarecoveries aangeleverd van zeer professioneel werkende organisaties. Waar we rustig van uit mogen gaan dat ze de bovenstaande kennis in huis hebben. Zelfs daar gaat het wel eens fout.

Systeembeheerders maken ook fouten. En die foutenmakende systeembeheerders werken met goedkoop gemaakte techniek, aangestuurd door software waar vrijwel zeker fouten in zitten op onbetrouwbare besturingssystemen.

Dus 100% zekerheid bestaat niet binnen de computerwereld. Dus een 100% zekere backup bestaat ook niet. We kunnen ze hooguit driedubbel uitvoeren, zodat de kans te verwaarlozen klein is dat ze het allemaal tegelijkertijd begeven.

Als we alle tips en trucs op een rij zetten, dan is het voor de goedwillende computeraar echt niet te doen om hier mee bezig te zijn. Voor een professioneel ingerichte en redelijk betrouwbare backup hebt u een professionele systeembeheerder nodig. Niet alleen om het in te richten, maar ook om het te onderhouden.

Mocht u een persoonlijk advies willen over dit soort richtlijnen, neem dan eens kontakt op met de storage en datarecovery experts van Yodata. We hebben wellicht een redelijk betrouwbaar advies inzake uw dataopslag, backups en beveiliging.